о порядке подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством документов постоянного, долговременного и временного хранения

Формирование дел, передача их в архив, использование и уничтожение

архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Индексация дел

Сроки хранения дел

Экспертная комиссия службы судебных приставов Управления Министерства

юстиции Российской Федерации по Кировской области

Формирование и оформление дел

Составление описей дел

Передача дел в архив подразделения

Оперативное хранение документов

Отбор документов к уничтожению

Методические рекомендации содержат теоретический раздел по закреплению основ делопроизводства и архивного дела, а также практические советы по формированию и оформлению дел, составлению описей, оперативному хранению и уничтожению документов.

В настоящее время в России осуществляется реформирование системы архивного дела и делопроизводства. Вопросы политики, их влияние на экономику, идеологию, культуру, на все сферы общественной жизни всегда интересовали различные слои населения, особенно представителей государственных и общественных организаций. Образующаяся в работе организации документация отражает различные стороны деятельности жизни общества в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства. Документы организации после соответствующей экспертизы включаются в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации и в дальнейшем поступают на государственное хранение.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Росархивом разработаны ” Основные правила работы ведомственных архивов” . Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений и организаций. Вопросы организации документов и делопроизводства предусмотрены Единой государственной системой делопроизводства, целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами.

Методическое руководство организацией документов в делопроизводстве службы судебных приставов, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 21 мая 1999 г. N 174, и Инструкцией по организации работы с документами при ведении исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов органов юстиции Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3 августа 1999 г. N 225.

В предлагаемые Методические рекомендации включены теоретический раздел и практические советы по формированию дел и составлению описей дел в структурных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

Формирование дел, передача их в архив, использование и уничтожение архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел структурных подразделений с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений.

Каждое структурное подразделение службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области независимо от типовой или примерной номенклатуры дел должно иметь конкретную номенклатуру дел.

Номенклатура дел межрайонного, районного и городского подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе их деятельности.

Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений службы являются названия отделов, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой.

Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – в межрайонном подразделении, третий – в службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области и четвертый находится в качестве учетного документа в архиве.

Номенклатура дел составляется не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры службы судебных приставов она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры подразделения делопроизводства.

После утверждения номенклатуры дел отделы подразделений получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

При составлении номенклатуры дел межрайонного, районного и городского подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области следует руководствоваться примерной номенклатурой дел и журналов на 2000 г., номенклатурой дел городского подразделения службы судебных приставов и перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел в каждом структурном подразделении службы судебных приставов на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года, утверждается старшим судебным приставом (в межрайонном, районном и городском подразделениях) и согласуется экспертной комиссией службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

Индексация дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:01-02, где 01 – обозначение структурного подразделения, 02 – порядковый номер дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный).

В графе 5 ” Примечание” указываются название перечней документов с указанием сроков их хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Сроки хранения дел

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Сроки хранения дел в конкретной номенклатуре дел проставляются согласно типовому и ведомственному перечням документов с указанием сроков их хранения.

В службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области сроки хранения дел в номенклатуре проставлены в соответствии с ведомственным перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции Российской Федерации и судов, с указанием сроков хранения документов, (Москва 1980 г.) и перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 1989 г.).

К делам постоянного срока хранения относятся:годовые статистические отчеты о работе судебных приставов-исполнителей и подразделения, о также журналы учета и закрепления сейфов, металлических шкафов и хранилищ, журналы учета поступлений и выдачи в пользование печатей и штампов, номенклатура дел, акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

К делам долговременного срока хранения (15 лет) – временного (свыше 10 лет) относятся:

наряд денежных оправдательных документов (банк, выписки), книга учета депозитных сумм, поступающих во временное распоряжение судебных приставов, квитанционные и чековые книжки судебных приставов-исполнителей.

К делам временного срока хранения (3 года, 5 лет, ДМН) относятся все остальные документы.

Исполнительные производства относятся к документам временного срока хранения. Их различают двух сроков хранения:5 лет и 3 года.

К исполнительным производствам 5-летнего срока хранения относятся производства:

о взыскании алиментов;о возмещении вреда, причиненного увечьем или смертью гражданина;

об освобождении имущества от ареста и возврате конфискованного имущества.

К исполнительным производствам 3-летнего срока хранения относятся производства:

о взыскании административных штрафов, о прочих взысканиях и исполнительных документах по исковым делам.

В районных, межрайонных и городских подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области к документам постоянного срока хранения относятся:журналы учета и закрепления сейфов, металлических шкафов и хранилищ, журналы записей о вскрытии сейфов, металлических шкафов и хранилищ, журнал учета поступлений и выдачи в пользование печатей и штампов, номенклатура дел.

К документом временного хранения (свыше 10 лет) относятся:книга учета депозитных сумм, поступающих во временное распоряжение подразделения судебных приставов, квитанционные и чековые книжки судебных приставов-исполнителей. В районных подразделениях квитанционные и чековые книжки хранятся три года, а затем передаются по описям в межрайонные подразделения.

Все остальные документы относятся к документам временного хранения.

Экспертная комиссия службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области

Для проведения экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче в ведомственный архив в службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В состав экспертной комиссии включаются квалифицированные специалисты службы, ответственные за организацию делопроизводства и архив.

Экспертиза ценности документов проводится:при составлении номенклатур дел, при формировании дел, при подготовке дел к последующему хранению.

Экспертная комиссия выносит решения об одобрении номенклатур дел, описей дел постоянного, долговременного и временного хранения городского, межрайонных и районных подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области, рассматривает акты о выделении документов к уничтожению (один экземпляр акта остается в Управлении, второй – в подразделении).

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

Формирование и оформление дел

Формирование и оформление дел в службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 25 мая 1999 г. N 174, и Инструкции по организации работы с документами при ведении исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов органов юстиции в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3 августа 1999 г. N 225.

При формировании дел необходимо:

– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– дело должно содержать не более 250 листов.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

– подшивку дела;

– нумерацию листов в деле;

– составление заверительного листа в деле;

– составление внутренней описи документов дела;

– внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела, сроков хранения дела и количества листов.

Надписи на обложках дел следует производить четко, на них полностью указываются:

наименование вышестоящей организации (Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области), ниже наименование организации (Служба судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области), наименование структурного подразделения службы (районное подразделение службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области), наименование отдела (Канцелярия).

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел подразделения, согласованной с экспертной комиссией службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области. По окончании года надписи на обложках дел согласуются с номенклатурой дел, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов (для дел постоянного и долговременного хранения).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись:” имеются документы за… годы” . На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). Для обозначения точной календарной даты указываются число, месяц и год.

Обязательными реквизитами обложки дела являются:указание количество листов в деле, которое проставляется на основе заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации.

Все листы в делах постоянного и долговременного хранения нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом. В каждом томе листы имеют отдельную нумерацию.

Внутренняя опись документов, находящихся в деле, помещается в начале дела и включает:

указание индексов документов, краткое содержание, дату и номера листов в деле. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

К делам постоянного срока хранения в городском подразделении относятся годовые статистические отчеты о работе судебных приставов-исполнителей и подразделения.

Дела временного (свыше 10 лет) хранения в городском, межрайонных и районных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области должны быть сформированы и оформлены как дела с постоянным сроком хранения.

К делам временного (свыше 10 лет) хранения в межрайонных и районных подразделениях службы относятся:книга учета депозитных сумм, поступающих во временное распоряжение подразделения судебных приставов, и квитанционные и чековые книжки судебных приставов-исполнителей подразделения (срок хранения – 15 лет). В районных подразделениях квитанционные и чековые книжки хранятся 3 года, о затем передаются по описям в межрайонные подразделения, где и хранятся последующие 12 лет. В городском подразделении службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации, кроме вышеперечисленных к делам временного (свыше 10 лет) относится дело ” Наряд денежных оправдательных документов (банк, выписки)” .

Оформление дел временного хранения (до 10 лет включительно)

К делам временного хранения относятся дела со сроками хранения:3 года, 5 лет, ДМН (До минования надобности).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению:дела допускается хранить в скоросшивателях, дела не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

К делам временного срока хранения относятся исполнительные производства, срок хранения которых 3 года и 5 лет.

Каждое исполнительное производство является отдельным делом, в котором формируются исполнительные документы.

Перечень исполнительных документов:

1. Исполнительные листы, вызываемые судами на основании:принимаемых ими судебных актов;решений Международного коммерческого арбитража и иных третейских судов;решений иностранных судов и арбитражей;решений межгосударственных органов по защите прав и свобод человека.

2. Судебные приказы.

3. Нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов.

4. Удостоверения комиссии по трудовым спорам, выдаваемые на основании ее решений.

5. Оформленные в установленном порядке требования органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с отметкой банка или иной кредитной организации о полном или частичном неисполнении взыскания в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения требований взыскателя, если законодательством Российской Федерации не установлен иной порядок исполнения указанных исполнительных документов.

6. Постановления органов (должностных лиц), уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях.

7. Постановления судебного пристава-исполнителя.

8. Постановления иных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

По каждому исполнительному документу судебный пристав-исполнитель обязан завести исполнительное производство, учетно-статистическую карточку, о также внести соответствующую запись в зональную книгу учета исполнительных документов.

К материалам исполнительного производства приобщаются подлинники документов, оформляемых судебными приставами-исполнителями (постановления и др.), но не их копии.

Первым документом в исполнительном производстве подшивается постановление о возбуждении исполнительного производства, постановление о взыскании исполнительного сбора, постановление о возмещении расходов по совершению исполнительных действии, жалобы и ответы, и др.

Кроме них в исполнительном производстве подшиваются платежные поручения, сопроводительные письма, уведомления, письма-запросы, акты о невозможности взыскания.

В конце исполнительного производства подшивается постановление об окончании исполнительного производства.

На всех документах, относящихся к конкретному исполнительному производству, судебный пристав-исполнитель делает запись ” к N _____” и указывает единый номер соответствующего исполнительного производства.

Документы внутри исполнительного производство нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу карандашом, а наименование документов исполнительного производства и номера страниц указываются во внутренней описи вложенных документов, помещаемой в начале этого производства.

Листы внутренней описи нумеруются в правом верхнем углу римскими цифрами. На внутренней описи исполнительного производства делается заверительная надпись судебным приставом-исполнителем о количестве внесенных наименований документов (цифрами и прописью).

Об окончании исполнительного производства судебный пристав-исполнитель делает отметку в зональном журнале и в книге учета исполнительных документов.

Оконченное исполнительное производство визируется старшим судебным приставом с расшифровкой подписи и проставляется дата подписания.

При объединении исполнительных производств в сводное допускается заполнение одной статистической карточки с указанием в ней количества исполнительных документов. При изъятии из исполнительного производства документов взамен изъятых материалов вставляются листы-заместители с указанием наименования изъятого документа, количества и номеров изъятых страниц, даты и причины изъятия. При этом ставятся подпись старшего судебного пристава и печать подразделения службы судебных приставов.

Составление описей дел

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, о затем сдаются в архив.

При передаче в архив на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (3 года, 5 лет, ДМН) хранения составляются описи (приложения с N 5 по N 8).

Описи дел составляются в установленной форме в двух экземплярах. Первый экземпляр описи передается инспектору делопроизводства, второй – остается в подразделении и приобщается в дело ” Описи дел постоянного и долговременного хранения”).

При передаче дел из структурного подразделения на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел.

Инспектор делопроизводства расписывается на обоих экземплярах описей в приеме дел с указанием его должности и даты подписания описи.

При составлении описей дел необходимо соблюдать следующие требования:

Заголовки дел включаются в опись после их сверки с номенклатурой дел и проверки правильности формирования и оформления дел. При просмотре дел проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в нем.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Нумерация дел в описи – валовая.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами ” То же” (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Описательная статья описи дел состоит из следующих элементов:

1) порядковый номер дела (тома, части);

3) заголовок дела;

4} дата дела;

5) срок хранения дела;

6) количество дел;

7) примечание.

Графа описи ” Примечание” используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т. д.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах.

Передача дел в архив подразделения

В архив подразделения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Дела в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях. В архив дела поступают не позднее чем через три года после завершения делопроизводством.

Описи на дела временного (свыше 10 лет) хранения в городском, межрайонных и районных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области составляются инспектором делопроизводства и представляются не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством на рассмотрение экспертной комиссии службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

Ответственность за своевременную подготовку описей дел постоянного и долговременного хранения на рассмотрение ЭК службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области возлагается на руководителей городского, межрайонных и районных структурных подразделений.

Описи на оконченные исполнительные производства составляют судебные приставы-исполнители в двух экземплярах, связывают в связки и передают старшему инспектору или инспектору делопроизводства, ответственному за ведение архива.

Инспектор делопроизводства поштучно проверяет фактическое количество исполнительных производств с итоговой записью в конце описи и расписывается на обоих экземплярах описей.

Первый экземпляр остается у инспектора делопроизводства и откладывается в дело с индексом по номенклатуре ” Описи оконченных исполнительных производств, сданных в архив” .

При выдаче исполнительных производств из архива старший инспектор или инспектор делопроизводства вместо выданного исполнительного производства вкладывает лист-заместитель, после чего делает отметку о выданном исполнительном производстве в книге учета выдачи дел из архива.

Описи квитанционных и чековых книжек составляют судебные приставы-исполнители в двух экземплярах.

Первый экземпляр описи передается старшему инспектору или инспектору делопроизводства, который проверяет фактическое количество квитанционных или чековых книжек с итоговой записью в конце описи, расписывается на обоих экземплярах описей и подшивает первый экземпляр в дело вместе с описями дел долговременного хранения документов.

Второй экземпляр передается судебному приставу-исполнителю в качестве учетного документа.

Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

В городском, межрайонных и районных подразделениях документы хранятся в отделах, в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах столов, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Руководители структурных подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции

Российской Федерации по Кировской области и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Отбор документов к уничтожению

После отбора документов за соответствующий период к уничтожению старшим инспектором или инспектором делопроизводства структурного подразделения службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению готовится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи дел и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области одновременно.

Одобренные экспертной комиссией акты об уничтожении документов утверждаются руководителем организации.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1997 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2001 г., с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2003 г.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации или структурного подразделения.

Название каждого отдела структурного подразделения службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дело, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы в связки.

Документы сдаются работниками службы делопроизводства по приемо-сдаточным накладным, в которых указываются следующие реквизиты:номер накладной, вес, дата сдачи документов.

Акт о выделении документов к уничтожению подшивается в соответствующее дело по номенклатуре ” Описи дел и журналов, сданных в архив (акты об уничтожении документов)” . Документы уничтожаются путем сжигания в котельной.

Приложения:

1. Примерная номенклатура дел межрайонного (районного) подразделения службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

2. Внутренняя опись документов, находящихся в деле (исполнительном производстве).

3. Лист – заместитель дела.

4. Лист – заверитель дела.

5. Опись дел постоянного хранения.

6. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.

7. Опись дел временного хранения.

8. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения (для межрайонного и районного подразделений).

9. Опись оконченных исполнительных производств со сроком хранения 3 года и 5 лет.

10. Опись оконченных исполнительных производств (сводная).

11. Опись квитанционных книжек.

12. Опись чековых книжек.

13. Акт о выделении документов к уничтожению.

14. Книга выдачи дел из архива.

Индексация дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.1.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - название заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы. Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают «адрес» определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами .

Индивидуальный регистрационный индекс указывает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторами и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

Система индексирования разрабатывается службой ДОУ, она должна быть единообразной и стабильной. Индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Распространенной является система индексации, построенная на основе номенклатуры дел организации; при этом индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ после исполнения, входит в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-06/216,

Система индексации может предусматривать кодированные обозначения автора, корреспондента, руководителя, который курирует определенные направления деятельности, структурного подразделения - исполнителя, направления деятельности и т.п.

Например: 02-06 / 216-01,

где 02-06 - индекс дела по номенклатуре; 216 - порядковый номер документа; 01 - код руководителя.

При индексации обращений граждан индекс документа может включать код структурного подразделения, номера дела, порядковый номер документа, первую букву фамилии заявителя.

Например, 16-27/143-В,

где 16 - индекс структурного подразделения; 27 - номер дела; 143 - порядковый номер заявления; В - первая буква фамилии автора обращения. Если объем обращений достаточно большой, то для большей информационной емкости индекс может быть видоизменен: 16-27/В-143. При этой системе индексации номер присваивают в пределах документов на каждую букву алфавита; значит, 143 - номер полученного заявления от автора, фамилия которого начинается на букву «В».

Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти рекомендовано создание в целях регистрации и учета документов следующих видов классификаторов (справочников): структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, корреспондентов, предметно-тематического (вопросов деятельности), указаний по исполнению документа, исполнителей, результатов исполнения документов и др.

Индексами внутренних организационных и распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в течение календарного года в пределах каждого отдельного вида документов.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется определить структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.).

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, проходят регистрацию в каждой организации. Индекс таких документов состоит из порядковых номеров, присвоенных документам в каждой организации, разделенных дефисом или косой чертой. Это правило относится и к коммерческим договорам. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, в другой - под номером 10.

Регистрационные индексы проставляются на первом листе входящих документов в правом нижнем углу (приложения к ним не индексируются).

На исходящих и внутренних документах, а также их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются), регистрационные индексы проставляют в заголовочной части документа после указания вида документа. Если документ готовят на бланке, то индекс проставляется в отведенном для проставления номера и даты месте.

Формы номенклатуры дел , которые утверждены как приложения 25 и 26 в составе действующих Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), не предусматривают оформления даты и индекса номенклатуры дел как обязательных идентификационных реквизитов. Основным идентификатором здесь становится заголовок номенклатуры дел: «На______________год» .

Но требования к организации работы с документами всегда предусматривали, что каждый документ должен быть идентифицирован в пределах своего документопотока . Все правила регистрации документов базируются именно на этом принципе разделения документопотоков и учета документов обычно в пределах календарного года с проставлением даты и индекса (регистрационного номера) документа. Кроме того, сложившиеся правила оформления номенклатуры дел всегда устанавливали, что она оформляется на общем бланке организации, что предусматривает оформление и даты документа, и его индекса.

А поскольку номенклатуры дел утверждаются ежегодно, то сложилась практика их регистрации (проставления индексов) в валовом порядке в течение всего периода существования организации и ее структурных подразделений . Номенклатуры дел организации за весь период ее существования образуют свой самостоятельный и своеобразный «документопоток» в пределах общего документопотока внутренних документов. А номенклатуры дел структурных подразделений по аналогии образуют свои самостоятельные «документопотоки номенклатур дел» в каждом подразделении. Поэтому номер номенклатуры дел на практике сформировался как сложный индекс:

• первая часть индекса - это номер дела, в которое формируется номенклатура дел и иные документы об организации делопроизводства;
• вторая часть – следующий порядковый номер номенклатуры дел, который присваивается ежегодно.

Пример 1

Свернуть Показать

Допустим, что номенклатура дел организации впервые составляется в 2014 году.

Служба делопроизводства в номенклатуре дел, как правило, имеет индекс 01. В номенклатуре дел этой службы документы о делопроизводстве всей организации формируются в дело, которое необходимо располагать в конце систематизированного списка дел (например, номер 27). Тогда заголовок данного дела будет иметь индекс 01-27.

После согласования и утверждения номенклатуры дел:

• в 2014 году на 2015 год ей может быть присвоен индекс 01-27/01;
• в 2015 году на 2016 год ей присваивается следующий порядковый номер 01-27/02;
• в 2016 году на 2017 год – присваивается индекс 01-27/03 и т.д.

Такой же порядок индексации номенклатур дел применяется и в структурных подразделениях. Для этого необходимо только из года в год сохранять преемственность индексации дела, в которое формируются документы об организации делопроизводства в каждом структурном подразделении, в которое будет подшиваться и очередная номенклатура дел. Правда, это особо важно для номенклатур дел прежде всего территориально обособленных структурных подразделений. Ведь после утверждения номенклатуры дел организации во внутренние структурные подразделения направляются ее разделы в виде выписок из сводной или копий сводной номенклатуры дел (каждое подразделение получает «свою часть»). Ведь первоначально разработанная подразделением номенклатура, попадая в службу делопроизводства, может оптимизироваться там, вливаясь в сводную номенклатуру дел организации уже в измененном виде (именно эту последнюю версию своего раздела подразделение и получает потом обратно в виде выписки либо копии, подшивая в свое дело).

Можно руководствоваться и упрощенной практикой индексации номенклатур дел, которая часто реализуется в системах электронного документооборота . В пределах общего документопотока внутренних документов организации номенклатуры дел и организации, и структурных подразделений включаются в документопоток организационных документов . Номенклатура дел является многофункциональным документом и выполняет одновременно функции классификатора, планового, учетного и организационного документа. Вот эта организационная функция и берется за основу идентификации номенклатуры дел, которая будет осуществляться как обычно в валовом порядке в пределах календарного года, но с учетом установленной для СЭД структуры индексов .

Пример 2

Свернуть Показать

По классификатору документов, который применяется в СЭД, документопоток организационных документов имеет индекс 01. Начиная с 1 января каждого года данный индекс будет дополняться за счет валового порядкового номера организационного документа, начиная с первого номера (в структуре индекса для порядкового номера обычно рекомендуют выделять 3 знака, это определяется объемом данного документопотока за год – обычно более тысячи внутренних организационных документов в деятельности организации не создается). Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в январе, могут иметь индекс 01001, а номенклатура дел организации, утвержденная в декабре, – индекс 01078 (78-й порядковый номер в пределах документопотока внутренних организационных документов).

Номенклатуры дел структурных подразделений нумеруются в таком же порядке: индекс подразделения + порядковый номер номенклатуры дел в пределах документопотока организационных документов этого подразделения (в год их создается совсем немного).

При выборе системы индексации номенклатур дел обратите внимание, что оформление даты и номера номенклатуры дел как идентификационных реквизитов данного документа предусматривается:

• Основными правилами работы архивов организаций (были одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 и остались в статусе методического, рекомендательного документа; см. приложения 7 и 8) и
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; см. приложения 18 и 19).