Кто должен заполнять путевые листы. Оформление путевых листов (Прошина Е.)

Путевой лист легкового автомобиля является документом учитывающим работу и необходимым для:

Начисления заработной платы водителю.
Осуществления контроля за целевым использованием автотранспортного средства, так как в нем отражается маршрут движения и время работы.
Подтверждения обоснованности списания затрат на заправку топливом и обслуживание автомобиля.
Обоснования сроков проведения технического обслуживания и планово-предупредительных ремонтов.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Несколько более мягкие требования по оформлению путевых листов к автомобилям, участвующим в деятельности индивидуальных предпринимателей, которые исчисляют налоги по упрощенной схеме, так как перечисленные затраты не влияют на их налогообложение.

Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 года. Путевой лист – это обязательный документ, без которого запрещен выезд на маршрут и его отсутствие является административным правонарушением и наказывается денежным штрафом..

Бланка путевого листа автомобиля в формате.doc (Word)

Что указывается в путевом листе?

Основные требования по заполнению путевого листа:

В верхнем левом углу документа обязательно должен стоять штамп предприятия. Учет выданных водителям путевых листов ведется в журнале учета движения путевых листов.
Номер и серия выданного листа, а также дата выдачи указанные в журнале должны совпадать с датой , номером и серией записанными в путевом листе. Такой учет предупреждает появление у недобросовестных исполнителей двойных путевых документов.
Наименование организации должно полностью соответствовать учредительным документам , а адрес и телефон, указанные в одной строке с наименованием должны определять реальной местонахождение организации.
Нельзя забывать указывать код . Он наряду с ИНН предприятия является уникальным номером, присвоенным каждому предприятию на территории Российской Федерации, и исключает возможность разночтений при определении организации владельца или арендатора транспортного средства.
Марка автомобиля заносится аналогично указанной в документах , выданных при регистрации автомобиля в отделе ГИБДД.
Данные о наличие лицензионной карточки ,заполняются только в том случае, если водитель осуществляет перевозки, относящиеся к лицензированным в соответствии с действующим законодательством.
Время выезда из гаража и время возвращения в гараж должны выставляться с точностью до минуты, т.к. при определенных обстоятельствах они могут сыграть существенную роль в начислении заработной платы, оценке экономической эффективности использования автомобиля, подготовке графика работы и тому подобных мероприятиях.

Очень часто должностные лица, заполняющие путевой лист, пропускают строки с указанием гаражного и табельного номера. Подобная небрежность может привести и к различным ошибкам в начислении заработной платы. Для обеспечения достоверности учета эти данные также фиксируются в журнале учета движения путевых листов.

Особенно тщательно должны заноситься при выписке листа личные данные водителя. Сокращая работу и не записывая полностью фамилию, имя и отчество водителя, тем самым допускается возможность, пусть и не очень значительная, для разночтений, что может привести к негативным последствия в случае ДТП или каких-либо нештатных ситуаций на дороге.

Также важно правильно занести в путевой лист данные водительского удостоверения, подтверждающие полномочия водителя на управление данным транспортным средством.

Наименование организации, в распоряжение которой поступает водитель, должно соответствовать приказу, заявке или договору на использование данного автомобиля. Особое внимание при заполнении необходимо уделять правильности занесения адреса подачи автомобиля.

Ошибка в данной строке может существенно повлиять на себестоимость эксплуатации автотранспортного средства. Если по договору стоимость доставки автомобиля к заказчику входит в оплату услуг, то расходы ложатся на заказчика, а если нет, то становятся дополнительной статьей затрат у автотранспортной организации и в этом случае для её минимизации водителю должен быть указан кратчайший путь, рассчитанный службой логистики предприятия.

Дополнительная информация

Большое значение имеет запись о технической исправности автомобиля перед началом работ и запись показаний спидометра.

Безусловно – это один из важнейших моментов необходимых для учета списания горючего, но и одновременно – это показатель, дающий возможность контролировать степень износа, планировать необходимость своевременного прохождения технического обслуживания, составлять планы планово-предупредительных ремонтов.

Показания спидометра дают возможность оценить степень трудолюбия и работоспособности каждого водителя, а также в сочетании с состоянием машины показывают, насколько бережно и заботливо относится водитель в технике.

При достоверном заполнении строк, касающихся расхода топлива, эта информация позволит оценить не только прямые затраты на затраченное горючее, но и сделать выводы о состоянии двигателя и системы зажигания, о состоянии системы контроля на предприятии за расходом горюче-смазочных материалов. Анализ расхода топлива поможет создать на предприятии свою систему норм на списание, которая снизит себестоимость эксплуатации автомобильной техники.

Не стоит пренебрегать записями отражающими простои, ожидания и прочие отметки, касающиеся обстоятельств, влияющих на работу автомобиля в течение всего рабочего дня. Они позволят для водителя документально подтвердить использование рабочего времени и при необходимости обосновать правильность предпринимаемых им действий, а руководству предприятии оценить профессиональную подготовку водителя и проанализировать обстоятельства, которые мешают выполнять сотрудникам производственные задания.

В путевом листе, для того чтобы избежать лишних вопросов со стороны сотрудников ГИБДД, необходимо поставить отметку о прохождении водителем врачебного осмотра перед выездом из гаража. Автотранспортной организации для этого совсем необязательно иметь в своем штате врача.

Вполне достаточно заключить необременительный в финансовом отношении договор с медицинским учреждением на оказание подобных услуг, и с одной стороны не будут допущены на дорогу водители с сомнительным состоянием здоровья, а с другой стороны, к водителям будет на одну претензию меньше.

Очень часто водители жалуются на то, что заполнение оборотной стороны занимает много времени. По опыту, можно сказать, что это время не составляет более десяти-пятнадцати минут. В то же время при правильном заполнении роспись заказчика подтверждает и указанный маршрут, и километраж, и время в пути, то есть водитель гарантировано обосновывает перед работодателем свою зарплату за день.

Каждый путевой лист заканчивается расчетом заработной платы. Форма обеспечивает бухгалтерию возможностью произвести расчет и при почасовой оплате и при сдельной. Завершается оборотная сторона расчетом отработанного времени и пройденным километражем, что позволяет применять любые принятые в организации расценки.

При проверке путевых листов обращается внимание и на то, чтобы во всех необходимых местах стояли подписи должностных лиц.

Кто и как должен заполнять путевой лист?

Путевой лист заполняется диспетчером или бухгалтером предприятия. Он выписывается в одном экземпляре. Срок выдачи ограничивается одним днем. В некоторых случаях, когда производственное задание занимает по времени более продолжительное время или водитель с автомобилем отправляется в командировку, то тогда срок действия листа может быть больше. Заполнение может осуществляться от руки или на компьютере. Вместе с тем все подписи, печати и штампы должны быть оригинальными.

Наверное, самым большим недостатком в работе с путевыми листами является то, что водители имеют обыкновение сдавать их пачками за несколько дней сразу. Это и приводит к искажению отчетности и достоверности заполнения.

Вопрос: В бюджетном учреждении при проверке показания спидометра на автомобиле и показания путевого листа не совпадают. Спидометр находится в рабочем состоянии. Показания на конец рабочего дня по спидометру 4301, а по данным путевого листа на конец рабочего дня – 5006. По этим данным уже видно, что водитель неверно списывает бензин. Что нужно сделать, чтобы данные были одинаковы, и какими документами это отразить?

Ответ от 25.05.2015:

Действующим законодательством этот вопрос не регламентирован. Можно предложить следующий порядок документального оформления:

Распоряжение руководителя о сверке показаний датчика пробега автомобиля с данными путевых листов (назначить дату, состав комиссии).
Акт снятия фактических показаний датчика пробега автомобиля (подписи членов комиссии и водителя). Этот Акт (или его копию) можно приложить к путевым листам, а очередной путевой лист начать не с данных прошлого листа, а с фактических данных по результатам Акта.
Объяснительная записка от водителя.
Докладная записка на имя руководителя.

Поскольку в путевом листе указано завышенное показание пробега, можно сделать вывод об излишнем списании моторного топлива. Следовательно, в докладной записке на имя руководителя следует указать также расчетное количество излишне списанного топлива и расчетную сумму ущерба, причиненного учреждению.

Что изменилось в заполнении путевых листов с 26 февраля 2017 года? Обязательно ли в марте оформлять путевые листы по новой форме? Действительно ли теперь в каждом путевом листе требуется подпись механика о проведенном предрейсовом осмотре легкового или грузового автомобиля? Как в путевых листах учесть изменения с 15 декабря 2017 года? В данной статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также сможете скачать новые формы бланков путевых листов.

Формы путевых листов

В 2017 году организация или индивидуальный предприниматель может формировать и использовать:

или унифицированные формы путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);
самостоятельно разработанные формы путевых листов.

Если унифицированные образцы путевых листов вдруг не подходят компании или ИП (например, если в них есть «лишние» реквизиты или если нет нужных), то можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Но в таком случае нужно иметь в виду, что самостоятельно разработанной форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.

Новые обязательные реквизиты с 26 февраля

С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно. Таким образом, с 26 февраля 2017 года, к обязательным реквизитам путевых листов, которые разработаны самостоятельно, относятся:

Название - путевой лист;
Номер;
Срок действия;
Сведения о собственнике машины;
Тип и модель машины;
Государственный регистрационный знак машины;
Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж;
Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
Ф.И.О. водителя;
Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр;
Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины.

Федеральным законом от 08.11.2007 №259-ФЗ определена обязанность оформления путевых листов. Так, в обязательном порядке эту первичку требуется подготавливать следующим группам лиц:

Компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде.
Транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки.
Компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа.
Транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Отмена печати

С 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп. Вполне достаточно сведений о собственнике машины. Это название компании или арендодателя, адрес и телефон. Это также следует из Приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Однако печать можно проставлять и после указанной даты – ошибки не будет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок – не более одного месяца. Когда же транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Новый бланк на 2017 год

В связи с расширением перечня обязательных реквизитов, некоторые компаниям и ИП потребуется скорректировать бланки своих путевых листов. Если после 26 февраля 2017 года в листе не будет всех обязательных реквизитов, то проверяющие могут расценить такой первичный документ как «неполноценный». И тогда, к примеру, с признанием затрат на ГСМ могут возникнуть сложности. Мы подготовили для вас новый бланк путевого листа, который содержит все реквизиты, обязательные с 26 февраля. Выглядит он так:

Также вы можете новый бланк путевого листа на 2017 год в формате Word для легковых автомобилей. Аналогичным образом вы можете поправить бланк путевого листа для грузовых автомобилей, чтобы в нем можно было делать отметки о предрейсовом техническом осмотре.

Имейте в виду, что если вы будете утверждать новый бланк путевого листа на 2017 год, то это обстоятельство потребуется зафиксировать в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Во многих организациях директор и водитель и механик – в одном лице. В такой ситуации он и ставит подпись о том, что провел предрейсовый техосмотр. А также указывает дату и время проведения осмотра.

Поправки с 15 декабря 2017 года

Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476 внесены поправки в правила заполнения путевых листов. Они вступают в силу с 15 декабря 2017 года. Если коротко, то в правилах появились нововведения о новых обязательных реквизитах. Поясним подробнее.

ОГРН

Кроме реквизитов, которые уже есть в путевом листе, с 15 декабря 2017 года требуется указывать дополнительно ОГРН компании или индивидуального предпринимателя.

С 15 декабря 2017 года указание ОГРН и ОГРНИП в путевых листах – обязательно. Без этих реквизитов путевые листы будут считаться заполненными с нарушением.

Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП.

Дата и время предрейсового контроля

В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта - это обязательный реквизит путевого листа. Установлено, что дата включает в себя число, месяц и год, а время – часы и минуты.

С 15 декабря 2017 года сведения о транспортном средстве должны включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законом).

Изменения в правила обеспечения безопасности перевозок

С 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Если ранее предписывалось проводить ежедневный контроль технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки, теперь правилами установлено только проведение предрейсового контроля технического состояния до выезда транспортного средства с места постоянной стоянки.

Обязательны ли показания спидометра "арендованного легкового автомобиля с экипажем" в путевом листе, разработанным и утвержденным в коммерческой организации для ФНС, чтобы не сняли расходы по ГСМ с организации?

Ответ

Показания спидометра в путевом листе не указываются. В путевом листе обязательно указываются показания одометра, в том числе и на арендованный транспорт (Приказ Минтранса России от , Письмо УФНС РФ по г. Москве от ).

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены . При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике ().

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам ().

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом*.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами , и Порядка, утвержденного .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа , ).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, постановления ФАС , ).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в

Сняли показания спидометра и выяснилось, что на 3-х машинах фактические и по данным бух.учета данные расходятся. С водителей взяли объяснительные записки.А вот какие теперь указать показания спидометра на этих автомобилях в путевых листах?и помимо объяснительных какие еще документы необходимо приложить?

Ответ

Отвечает Булат Ахмутинов , эксперт

Показания одометра указывайте только фактические.

При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Поэтому указания производите те, которые зафиксированы на одометре автомобиля.

Если разные показания не привели к перерасходу топлива. Кроме объяснительной записки никакие документы прикладывать не нужно. За исключением результата проверки в форме .

Но если подобные показания скрывали реальный расход топлива, то в этом случае удержите ущерб из зарплаты водителей. То есть, при допущении перерасхода. Порядок действия и оформления необходимых документов в этом случае представлены в рекомендации № 2.